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 法律に明るい方や登記などをしたことのある方は、開業し会社を始めるときご自分で会社設立の手続きをしようとするようです。しかし、会社をつくる目的は社長様の得意分野で業務を行い利益をあげることにあります。そう考えると、一生のうちに何度も会社を作ることはないと思いますので、ご自分でするよりも、本来の目的である得意分野の計画を進めたほうが得策だと思います。

 さらに、費用の面でも、ご自分ですると電子定款を作成することが難しいため、専門家に依頼するより高くなってしまうことがあるようです。あるようですというのは、会社設立手数料は行政書士、司法書士、税理士でまったく違うのでこのような言い方になってしまいます。

 一番安いのは、というと税理士であることはまちがいありません。しかし、税理士はその後の決算申告が高いので、実際は会社設立をしてもらった税理士に頼むと高くつくという批判があります。

 そのようなことを考えると、もし低料金で会社設立後の法人税等の申告も行う税理士がいるようでしたら、最初からその税理士に頼むことが一番いいことになります。格安・会社設立センター埼玉・東京は、会社設立手数料は株式会社の場合▽4千円で、合同会社のときは手数料なしです。そして、会社設立後の届出書も無料です。そして、会社設立の事前ご相談は担当税理士がお伺いいたします。会社設立後の決算も、年一決算をご用意し税理士費用が安く設定されています。会社設立から弊社にご依頼いただけましたら、会社設立費用及び会社設立後の経理まで、低料金で行わせていただきます。

 個人事業者が儲かりだすと法人成りすることがあります。個人事業者の場合給与をとることができませんので、給与所得控除を使い節税することが目的になります。当然収入が低ければ個人事業者のほうが累進課税ですので税金的には有利になります。

 会社は1年間営業所を構えれば必ず7万円の法人住民税がかかることになります。赤字でもです。個人事業者にはないものです。個人事業者は赤字なら国民健康保険税も所得税も住民税も少なくてすみます。それに確定申告は自分でできます。

 会社をしていると赤字でも7万円かかり、法人税の申告を自分でするのは厳しいので税理士に頼むことになり決算報酬を支払わなければなりません。こう考えると7万円と税理士報酬分以上の儲けを、法人税などで下げないと会社をする意味がないかもしれません。

 それは会社を続けている間ずっとです。会社という商売は終わることなく儲け続けないと個人事業者のほうがよいことになってしまいます。しかし会社を作る必要に迫られている方は税金だけでないこともあることは事実です。それでも、会社をする場合儲け続けなくてはなりません。

 会社と個人を単純に比較してもどちらの税金が安いかという答えは出てきません。個別にその状況に合わせて考えるとどうかという答えは出てきます。その場合でも税金だけではなく社会保険の問題などがあり比較は簡単ではありません。しかし個人事業者の課税所得350万円くらいが一つの目安になると思います。課税所得ベースで350万円を毎年超えるなら会社のほうが税金は安いことが多いと思います。

  法人は必ず社会保険に加入しなければなりません。しかし社会保険に加入していない会社があることは事実です。厚生年金は毎年上がっていますので会社の社会保険の負担はもう少し毎年増えていきます。

 国保と社会保険、土建国保なども含めどのようにしたらよいかということがよく話題になります。社会保険は60万円と120万円の基準はありますが給与の額があがると少しずつあがっていきます。月に120万円も給与を取れるようになるには時間がかかりますので、通常儲かってくると給与が上がり給与があると社会保険があがることになります。

 社会保険は高いです。従業員の分の半分も負担するのです。もっといえば労災や雇用保険料もあります。税金よりも高いと思います。社会保険は足りないようですので、税と一体化するのでしょうし、今後取り立ては厳しくなっていくことと思います。

 法律とは別に、儲からないうちは国保や土建の方が安いと思います。国保は上限がありますので儲かってきても国保のほうが安いのも確かです。国保は収入だけで決まらないので収入がとても低いときで、扶養の奥様がいらっしゃるときは社会保険有利ということもあります。でも普通は社会保険のほうが高いでしょう。

 個人事業者のとき土建国保に加入していると会社になってから土建国保+厚生年金という組み合わせが認められます。土建国保は一定額なので給与が高くなっても上がったり下がったりしませんので利益が大きいときは給与を高くしても国保の金額が大きくならない分有利になります。

 会社になると法律では必ず社会保険加入となります。社会保険料が高かったとしても結果として法律どおりで行くしかないのです。従業員を採用するときも社会保険のない会社ですと敬遠されると思います。そうなれば社会保険加入の同業者によい職員をとられてしまい、長い目で見ると会社の運営にも影響することになります。会社にしたら社会保険料に負けないように儲けるしかないようです。

 会社を始めたとき融資が必要になりましたら、検討するのは①日本政策金融公庫、②民間銀行の2つになります。民間銀行は都市銀行でも地方銀行でも信用金庫でもどこでも大丈夫です。

 ①の日本政策金融公庫は国の銀行になります。国が中小企業支援をするための銀行と考えてください。無担保融資の新創業融資制度というものがあります。無担保とはありますが社長は個人補償をすることになります。東京都や埼玉県などの制度融資よりはすこし金利が高めになっています。

 会社を作る前から相談に乗ってくれたり、申し込みから結果が出るまでの期間が民間の銀行より早いようです。

 ②民間銀行の融資には、東京(足立区、豊島区などの区単位の融資)や埼玉(県の制度融資)や川口などの市役所の制度融資があります。民間銀行からの借り入れはこの制度融資がほとんどです。制度融資は保証協会が保証してくれますので担保を出すことはありません。しかし社長は個人保証人になります。

 民間銀行の融資=制度融資のほうが時間は少しかかりますが金額が大きく、利息が安く設定されています。

 借入をする際は、①と②の両方に申し込んでみるとよいと思います。借入金を返済すると銀行の信用力はアップしてさらに資金が必要になるとき楽に借り入れできるようになります。

 借入を起こすには、事業計画書が必要になります。事業計画書は取引先別の売上高や会社を取り巻く状況や会社の強み弱みなどの特徴を記載し短期的にまた長期的にどのような計画があるかを記載します。

 日本政策金融公庫にはひな形がありますので、そのひな型に沿って作成すれば難しいことはありません。すこし悩むのが資金計画になります。まだわからない売り上げと支払いを計画書に書き込むのですがこれも弊社には簡単なひな形がありますので、必要な時はご提供しています。エクセルで作成してありますので何度でも書き直せるので手書きより楽だと思います。

 民間銀行の制度融資に申し込むときも日本政策金融公庫のひな形を使えばよいと思います。東京の23区や埼玉の川口市などは県制度融資よりもすこし内容が良いものがあります。制度融資は場所によって違いますので県や市などで調べるとよいです。商工会にはパンフレットがあります。

 借入金はすぐなくなってしまいます。投資ですから当然ですがその回収ができるかが最大の問題になります。投資回収を意識し経営を組み立ててください。私も開業当初借入金があり返済に苦しみました。資金繰りの苦しみは今も続いていますが、借入金の苦しみはまた別のものがあります。

 しかし悩みすぎないようにしてください。そして計画は良いときと悪いときで作成しそれでも行けるだろうという金額を借り入れてください。借入金が返せないときは、あまりここでは書けませんがご相談いただければとも思います。

 またよくある質問で、過去にカードなどの事故があったということがあります。個人情報は3つの団体が本人に事故歴が掲載されているかどうか公開していますので、ご心配の方は事故歴について調べてみるとよいと思います。事故歴は5年で消えることになっていますし、本人が免許証や印鑑を持っていけばその場で簡単に調べられます。

 消費税は基準期間という2年前の売上高を基準にして納付するかどうか判断します。2年前の売上高が1千万円以上あると消費税を納付する必要がありますが、1千万円より少ないと消費税を納付する必要がありません。

 会社設立したときは2年前の売上高はありませんので、消費税の納付義務がありません、2年間消費税を収めなくていいのでその間に力をつけて3期目からの消費税の納税に備えなければなりません。

 気をつけなければならないのは、2年間納付がないので3期目は中間納付がなく1年分の納付がまとまってくてくるので金額が大きくなることです。また2年間納付がないので消費税分(預かったお金)を資金繰りに使ってしまうことです。

 3期目の消費税の確定申告は赤字でも納付がでることが予想されますので、事前に積み立てることが必要になります。

 平成25年1月から開始する消費税の納税義務の判定は起業した個人で会社設立したばかりの会社の多くには、該当しないことが多いと思います。制度が複雑になるのでここでは省略します。

友人との共同経営

 友人の方と共同で会社を作りたいということをときどきうかがうことがあります。私は基本的に小さい会社に共同経営は向かないと考えます。会社をつくり独立するにはそれぞれいろいろな理由があるにせよ、社長様の力を試したいまたは自分の考えで選択したいという思いがあるでしょう。そうすると自分の考えで決められなくなる可能性のある共同経営はストレスになるためです。

 私は共同経営をしたいといわれたときは、会社を運営する限りでは友人ではないこと、給与や資本金などすべて平等にすること、経理は明快に公開し、借り入れは社長が責任をもつことなどを念を押しています。

 共同経営で成功する事例は少ないです。特に小さい規模の場合共同経営は考え直したほうがよいと思います。トップがはっきりしている場合はよいのです。また儲かっている間はいいとおもいます。でもそうでない場合は共同経営で成功する確率は低いです。共同経営で何年かしてどちらかがやめるという例は多くみられます。

 共同経営で成功している事例があります。失敗している事例もあります。失敗する事例をみるとき、それぞれがお互いが会社設立をして、または個人事業者として独立し取引先としてまたはグループ(法人格などない名称のみ)として独立することを選択してほしかったと考えてしまいます。

得意分野で勝負してください

 中小企業には中小企業の役割があります。地域密着やお客様の細かい需要に対応することは大企業にはなかなかできないことだと思います。そうはいっても独立する方には需要がどこにあるかわからないのが現状だと思います。だから人のやっていることがいいように見えてしまう可能性もあります。

 しかしまずは自分の得意分野で勝負してください。どこに得意分野をもつかということになれば、社長が得意とする分野が一番です。そしてできるだけ最初は小さく初めていくことです。

 介護事業所などでは社長がまったく経験がなくても参入して成功する事例がいくつもあります。そのときは介護に詳しい職員を採用し社長は土台をつくっているようです。社長は資金提供と管理に注意しているようです。

 社長がやっている職業より他の人がやっているもののほうがよく見えることがあると思います。事業がうまくいかないとき別の事業を始めたいと思うこともあると思います。しかしノウハウのない分野はすでに入り込んでいる人がいるため簡単にはいかないことのほうが多いと思います。もし他分野に進出するなら相乗効果があるかがポイントになると思います。私でしたら税務に関係する社会保険や資金繰りコンサル、行政書士の相乗効果を持つ特定分野になります。周辺の分野はいくらでもあるのですがその分野にはすでに得意とする人がいますので、ノウハウを持てるようになってから、得意分野に育ててから進出することになります。

人とのつながりが重要です

 会社経営は人とのつながりが重要です。どうやって人とつながっていくかを考えてください。会社設立前と後は人とつながりをもつために駆けずり回ってください。一部に人とつながっていなくてもできる商売があるかもしれませんが、そういった例外はともかく、所詮社会は人がつくったものです。人とのつながりをもっとも重要と考えれば経営の仕方も見えてくると思います。

 私も独立したての頃、お客様はおりませんでしたの駆けずり回りました。また需要がどこにありその需要にどうアクセスすればよいのかがわからずいろいろな広告媒体を使いました。一つ一つの結果はともかく、いろいろな方に助けられました。そして今も助けていただいております。

 そう考えれば経営理念などと大上段に構えなくても何のために会社を始めるのか、経営をするのかは見えてくると思います。ただ最初に来るのは利益を上げることです。ボランティアではありませんので。おもいっきりもうけてください。生活できれば満足ですなどといわないでください。幸せになるために働くのだと思います。

 幸せとは自分だけではないと思います。一緒に仕事をする職員その家族もいます。起業し新たな利益を生み給与を少しでも良くできれば、それが仕事の意味かもしれないと考えています。そのために人とつながっていたいと思います。銀行の借り入れをしたいという相談があったとき、その場ですぐ銀行員に電話します。そうすると社長は安心してくれます。どこまで信頼できるひととつながれるかは事業成功の秘訣ではないかと思います。

現場主義が成功のポイントです

 中小企業の経営者には現場主義をお勧めします。お客様との接客の現場、製造の現場、事務の現場はどうなっているのか、机上の想像ではなく現場の意見をよく聞き取り入れることだと思います。いろいろなことをいわれるでしょう。面倒になるかもしれませんでも現場で起こっていることを熟知し対応しなければ改善はありません。

 社長が率先して現場を知るべきでしょう。そして話をしてくる必要があると思います。社長が現場で従業員と同じことをすることを勧めているのではありません。現場の状況をよく知ることで管理がしやすくなり、取引先や従業員に信頼されると考えるのです。

 経営に答えはありません。ただ2代目社長でうまくいかなくなる事例を見ていますと、個々の現場主義と全体を把握し管理するバランス感覚がない場合が多いように思われます。

 会社が発展するかどうかは社長の営業力にかかっていると思います。営業力といっても漠然としていますが、やはりエンドユーザーの意見や現場で作業しているスタッフの意見を取り入れて、需要にどれだけ対応できるかということになると思います。現場の意見を反映できないとき会社は需要と違う方向に向かっていく気がします。

 会社が忙しくなってきたとき注意が必要になると思います。トップが現場で働く職員のことを理解できなくなると、会社には不満がたまってくると思います。社長は時間がありませんのでどの辺で組織化する必要が出てくるかということも考えなければならないと思います。社長がすべて直接把握することはできないので、現場を理解するために階層化・管理職が必要になってきます。

小さく始めて大きく育てる

 個人事業者から法人成りする場合やすでに会社員としておこなっていた業務をそのまま引き継ぐ場合など仕事の受注が会社設立当初から見込めるときは別ですが、基本は小さく始めて大きく育てることになります。 

 最悪の場合のシナリオでどのくらいの期間耐えられるか、通常見込める計画ではどのくらいの利益が見込めるか、現在見込める資金、売り上げを上げるために必要となる人員、そして場所と道具総合的に判断して社長が方向性を決めていきます。

 大きい取引にはそれなりの魅力もありますが、大きい投資が必要になる場合がほとんどです。投資が大きくなれば回収できなかったときの損失も当然大きくなります。開業当初は体力がまだついていないことが多いので、できるだけ確実に小さい仕事を確実にこなしすこしずつ大きくしていくことが必要になると思います。

 しかし投資を避けてばかりいては拡大ができません。今つぎ込める広告宣伝費や仕事をとるための接待交際費などをできるだけ正確に判断し、その予算を決め予算の範囲では仕事を受注するための広告宣伝費などに投資し、その投資の効果を図ることが必要になります。

 計画→実行→検証→検証結果をもとに課題を改善する計画をたてまた実行する、の繰り返しになります。そのとき小さく始めてできるだけ多くの課題の抽出と市場の需要を見極めることが重要になります。

資本金を大きくする現物出資

 現金以外で資本金を出資し株式を発行することができます。現物出資といいます。現物出資するときは、車やパソコンなどを出資することが多いです。出資しすぎて1千万円を超えてしまうと消費税や法人住民税の均等割に影響しますので、資本金を現金と現物出資あわせて1千万円未満にしたほうが良いと思います。

 現物出資は個人からの譲渡になりますので、個人事業者の法人なりの場合事業所得や消費税に影響します。個人事業者でないときは譲渡所得になりますが、実際には簿価での譲渡になりますし税金がかかることはないと思います。通勤用の自動車などは生活用動産になりますので所得税の課税対象になりません。

 資本金を現物出資して多くすることが必要になる場合はあまりないと思いますが、大きい取引先との契約のある方など資本金を大きくしたい方は、現物出資の総額500万円までは検査役の調査が必要ありませんので意外と簡単にできます。定款に書き込み、役員の調査や報告書を添えることでたります。

 個人の車を会社で使用するので、会社に移すことだけが目的の場合現物出資をしなくても会社と個人の売買でも同じことになります。

 土地建物を現物出資すると譲渡所得として所得税・住民税がかかります。国保のときは国保税の対象にもなります。登録免許税もかかりますし、相続対策で行う場合以外はお勧めできません。

類似商号の調査について

 会社法になり同じ名前の会社が同一の場所になければよいことになりましたので、類似商号の調査の必要はなくなったといえます。

 注意するのは、誤解を与えないような名称にすることだと思います。例えばトヨタや三菱など有名なものや公的機関と誤解をあたえるものや商標権を侵害するものなどです。似ている名前はたくさんありますが業種や同じことで誤解をあたえたり、その同じ会社の不利益にならないならば、会社の名称は自由ということになります。

1人で2つの会社の役員または社長になれますか?

 大丈夫です。役員が他の会社の役員になる場合、同じ業種ですと競業取引になる可能性もるかと思いますが、小さい会社を前提に考えると資本金をもっている人と会社の代表者が同じことが多いので、とくに問題になることはないと思います。他人が集まって役員が複数いるような会社であれば注意が必要になることもあると思います。

 原則論になりますが、2つの会社で代表者をする場合、社会保険はその給与を合算してどちらかの会社で納付することになります。社会保険料を少なくするために給与の少ない会社で社会保険加入ということもありえるのですが、代表者の場合は非常勤勤務になることはほとんどないので両方で社会保険加入義務が出てきます。

 片方が代表者で、もう片方が非常勤の取締役なら非常勤の会社は社会保険の加入義務がありませんので代表者の会社だけでよいことになります。それなら非常勤の会社でたくさん給与をもらえばよいという考えも出てくると思います、お勧めはしませんが。

費用(資金繰り)を意識してください

 会社の支払いには、

①毎月固定的にあるもの・・・家賃・水道光熱費・電話・給与・リース・返済・社会保険・保険など

②売り上げによって変わるもの・・・外注費・仕入れなど

③一時的に支払いが出るもの・・・・税金・労働保険・修理・資産購入・賞与など

この支払い時期を一覧にして常に資金繰りを意識してください。頭の中にあるだけではいつも考えていなければならず疲れてしまいます。エクセルで独自のものでよいと思います、資金繰りのわかるものを作成しそれを常に更新していくとよいと思います。

 特に税金は利益が出ると後から来るものなので、使ってしまうと納付ができなくなりますので注意が必要です。

 法人税・地方税・所費税・・・決算月の2か月後

 労働保険・・・7/10

 源泉納付特例・・・7/10と1/20

 自動車税や自動車の保険料、固定資産税、住民税特別徴収もあります。

 格安・会社設立センター埼玉・東京では会社設立後、経理の代行を始めさせていただきますが、その際資金繰りや税金支払い時期の様式をご要望に応じご提供させていただきます。会社設立後必要になる様式を用意してありますので経理の担当者にご連絡いただけましたらと思います。 

奥様を役員にしたほうがよい?

 奥様を役員にすると役員報酬を支払うことができるので従業員給与と比較すると高い給与を支払うことができるという理由づけになると思います。しかし役員でなくても奥様には重要な仕事をしてもらっているということで高い給与を支払うことはできると思いますので役員にしてもしなくても結果変わらないかもしれません。給与の場合は実際に働いているかどうかが重要になるかもしれません。

 役員は会社の経営を決定する権限がありますので、役員になると会社の不正などあると全く責任がありませんとはならない可能性もあると思います。会社が大きく利益が変わるような場合、そういったリスクを奥様に負わせないようにするのであれば役員にならないほうがよいかもしれません。

 会社の経営は常にリスクを伴います。ある程度の財産を奥様に移していくことも必要かもしれません。奥様が会社と無関係であれば会社の債務の連帯保証人に社長がなっていても奥様の財産に求償することはないからです。

他の会社で社会保険に加入していますが?

 会社を設立したとき、他の会社の役員や従業員で社会保険に加入している方がいます。その時の社会保険の取り扱いは、原則なのですが、被保険者が同時に複数の適用事業所に勤務する場合は、その2つの給与を合算して社会保険料の計算をします。どちらかの会社を選択してまとめて社会保険料を納めることになります。

 この場合で、作った新しい会社は給与の支払いはなく勤務時間もほとんどないときは社会保険の適用をする必要はないと思います。しかし代表者=社長は原則加入になります。この場合も社会保険事務所にいわれたら社長に給与支払いがないことや勤務実態がないことを説明し加入しない方向で検討することになります。

 奥様を社長にしているときで、奥様は夫=別会社に勤めているが新規で作る会社での仕事はしているの代理で実際は名前だけの社長のときがあります。この場合奥様に給与が出ていないなら説明して社会保険加入はしないことができるものと思います。給与が出ているときで扶養の範囲のとき、所得は扶養で問題ありませんが、社会保険は加入になってしまいます。このところが面倒です。新しく作った会社は社長が給与を取らないと黒字になり税金が出ますが、奥様に給与が出ると所得税は良いとしても社会保険加入は大きいです。しかしきれいに処理することを考えると社会保険加入になると思います。

 こういった場合2年目からになりますが倒産防止掛け金で損金を作り給与を支払わないという方法が考えられます。給与の代わりに退職金として積み立てることができます。そして給与を0にするのです。そうすれば社会保険料も払わずに済みます。つぎに1/2長期平準保険も活用できると思います、給与の代わりに損金型の保険を積み立てるというものです。

個人事業者法人なりのときは在庫に注意してください

 個人事業者の方が法人なりするとき在庫があると法人が買い取ることになりますので、消費税が課税されるので注意してください。消費税以外は売上に対して在庫がなくなるので売上原価が増えそれほど問題はないと思います。在庫も簿価で売却ですので損益に影響してきません。

 個人事業者で消費税が免税であればよいのですが、課税事業者ですと簡易課税でも本則でも消費税の支払いが在庫処分で一気にでます。でも考えてみるとその在庫も事業を続けていればいつかは売り上げて払うので合計は同じになるのですが、一度にでるところが資金繰りを苦しくします。確定申告のとき一度に消費税がくることに気づくこともありますので、事前に在庫のある個人事業者の法人なりは注意が必要です。

会社の運営がうまくいかなくなったとき

 会社を設立して営業をしてみたが思っていたような利益が出ないので、個人事業者のほうがよい場合や、これ以上続けても自己資金がかさむだけで営業している意味がない場合などはどうすればよいでしょうか、というご質問を受けることがあります。

 会社を設立して営業することは良いことばかりではなく、リスクも当然多くあります。失敗する可能性のほうが高いかもしれません。これ以上会社の営業を続くけることが良くないと判断したときは、会社を清算するのではなく、いったん休業することができます。

 会社が休業すると、その間税金がかかりません。休業するとは事業活動を行わないことです。売上がないこと人が働いていないことなどです。市や県の均等割りは事業所がある期間の月割でかかってきます。よって事業が停止している間は均等割りもかからないことになります。この事業が休止している間の考え方は各市町村や県などで少し変わってきますので確認が必要になりますが、会社の休眠届をだすことで均等割りもかからなくなります。市や県、東京都に会社の休眠届け出をだしたときは県や市役所、東京都には別途確定申告をする必要はありません。ただし、本当に休眠しているか通帳に動きがないことを見せてほしいといわれるかもしれません。

 国=税務署は休業という考え方はありません。確定申告が0だったということになります。営業をしていないので確定申告が全部0で申告しないと、2回続けると青色申告が取り消されてしまいます。もう事業再開の見込みがないので青色申告が取り消されてもかまわないという場合は、確定申告をしなくてもよいとおもいます。事実0なのですから税務署が調査に来ても0には変わりありませんので、修正申告などの必要がありませんので。

 事業再開の見込みがあるときは、とりあえず形式的にだけでも申告書の表紙と0と書いた損益計算書だけ出すという方法もあると思います。

 会社の営業が見込み違い、計画通りにいかなかった場合で事業を休止しなければならなくなった時でも、会社を解散し清算する必要はありません。会社を清算し解散すると確定申告をし登記をすることから費用も多くなります。

 別途法務省のによる職権による会社の抹消手続きがありますので別の記事で記載します。

売掛金の回収

 売掛金とは依頼された仕事を終了・納品してから、代金を請求するものをいいます。通常このような取引が行われています。仕事を終わってから請求するので、もし代金の回収ができなかったら会社は仕事をして持ち出しだけになり経営が危なくなるでしょう。

 売掛金を回収するまでが商売です。仕事をするだけでは会社は成り立ちません。社長も従業員もおなじ考えのもと仕事とは代金を回収するまでのことをいうことを理解しなければなりません。そのために何をするのか、どうすれば売掛金の回収不能などということがなくなるのかを考えなければなりません。

 会社によって事情が変わってくると思いますが、会社ごとの信用度をはかり回収の方法を変えることも必要です。手形やサイトが遅い会社とのお付き合いはできるだけ避けることになると思います。しかしサイトが遅くても必ず回収できるなら別です。このように会社ごとに回収の信頼度をわけて回収方法や今後の取引について記録していく方法が必要になると思います。会社ごとの信用度を3段階に分けて記録するなどしてもよいと思います。

 なお売掛金には時効があります。請求書で支給しても時効は止まりません。建築工事請負代金は3年、卸売り、小売業の代金は2年、ホテルの宿泊、飲食は1年で時効になります。

 時効を止める方法は、裁判所からの請求や一部の返済や、残高確認書などでできますが、払ってくれない人が一部支払いや残高確認書にサインなどするとは思えません。裁判所から支払い督促を送ると結局最後は訴訟になります。よって払ってくれないときは、結局払えない会社だと思うので何をしても回収できないことになります。

 よって金額の大きいときはできるだけ早く弁護士、司法書士に相談することになります。弁護士の印のある内容証明などであれば払う気になるかもしれません。

 また金額の大きい取引で、不安なときは慎重に調べ、やめることも考えるべきです。仕事を引き受けるときもできれば前金で少しもらうとかの契約があればいいのですが、取引は簡単にはいかないと思います。

 以下、売掛金回収の手続きとして一般的なものを書きます。

支払い督促

 裁判所から支払い命令を出してもらうものです。通常の訴訟より簡単で弁護士がいなくてもできるものです。仕事をしていつまでに支払ってくれるという約束があるのに支払ってくれないというときに使います。仕事や支払に何か問題があるときは異議を出されてしまい、通常訴訟になるので、時間的にも金額的にも支払い督促をするメリットがなくなります。要は証拠があり相手が間違いなく認める場合有効です。リース会社などは定型なのでこの支払い督促を利用しているようです。

 裁判所から通知が来るので弁護士の内容証明と同じくらいびっくりすると思います。しかし簡単に通知が送れるので、もらったほうも理由なしで異議を申し立てるとこができ、通常訴訟になることがあります。でもその場合には通常訴訟をしなければよいということになります。訴訟になると相手方の管轄の裁判所まで行かないといけないし金額的に見合わないかもしれません。

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